Datenschutzhinweise Fit for Work

Die Datenschutzhinweise erfüllen die Informationspflichten gemäß den Anforderungen aus Art. 12 ff. der EU Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend „DS-GVO“ genannt) und geben dir im Folgenden einen Überblick über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten (nach-folgend „Daten“ genannt) auf dieser Webseite sowie zu deinen Datenschutzrechten, sofern du an der Fit for Work-Aktion (im Folgenden „Aktion“ genannt) der Abteilung Sport und Ge-sundheit (ZPS) der Bertelsmann SE & Co. KGaA (im Folgenden „Bertelsmann“ genannt) mit Unterstützung der Bertelsmann BKK teilnimmst oder teilgenommen hast.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Die
Bertelsmann SE & Co. KGaA
Abteilung: Bertelsmann Sport und Gesundheit
Carl-Bertelsmann-Straße 270
33311 Gütersloh
E-Mail: zps@bertelsmann.de
ist für die Verarbeitung deiner Daten auf dieser Webseite verantwortlich (nachfolgend „Bertelsmann“ genannt). Bertelsmann verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO.

Den Datenschutzbeauftragten von Bertelsmann erreichst du unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse:
datenschutz@bertelsmann.de.

2. Welche Daten werden erfasst?

Wenn du die Webseite besuchst, werden vom aufrufenden Rechner automatisch Informationen erfasst (nachfolgend „Zugriffsdaten“ genannt). Diese Zugriffsdaten beinhalten Server-Log-Files, die in der Regel aus Informationen über den Browsertyp und die Browserversion, dem Betriebssystem, dem Internet-Service-Provider, dem Datum und der Uhrzeit der Verwendung der Webseite, die zuvor besuchten Webseiten und über die Webseite neu aufgerufene Webseiten und die IP-Adresse des Rechners bestehen. Server-Log-Files sind ausschließlich im technischen Bedarfsfall sowie im forensischen Bedarfsfall von einem eingeschränkten Personenkreis einsehbar. Mit der personenbeziehbaren IP-Adresse, werden auch die Server-Log-Files zu einem personenbezogenen Datum und werden ausschließlich im oben genannten Fall verarbeitet. Diese Daten werden nicht zu Analysezwecken verwendet.

Wenn du an der Aktion teilnimmst, werden mit der Registrierung deines Teilnahme-Profils, die von dir eingegebenen personenbezogenen Daten wie E-Mail-Adresse, Name, Vorname und Anrede (nachfolgend „Kontaktdaten“ genannt), sowie optional deine Telefonnummer und Angaben über den Firmenstandort erfasst. Deine Firmenzugehörigkeit und -standort werden erfasst, um den Wettbewerbscharakter unter den Firmen zu unterstützen und um eine firmenspezifische Gewinnauslosung zu ermöglichen.

Einige Funktionen der Website erfordern, dass personenbezogene Daten verwendet werden, bspw. um die gewünschte Leistung zu erbringen oder das jeweilige Anliegen bearbeiten zu können (z.B. Suchworte, Formulareingaben).

3. Auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchen Zwecken werden meine Daten erfasst?

Die Zwecke der Datenverarbeitung können sich aus technischen, vertraglichen oder gesetzlichen Erfordernissen sowie ggf. aus einer Einwilligung ergeben.

Bertelsmann verwendet die in Ziffer 2 genannten Daten zu folgenden Zwecken:

• zur Bereitstellung der Webseite und Gewährleistung der technischen Sicherheit, insbesondere zur Behebung technischer Fehler und um sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Systeme der Webseite erlangen;
• zur Nutzung des Aktionskalenders und der damit zusammenhängenden Teilnahme an Gewinnspielen;
• zur Kommunikation, Vertragsanbahnung.

Weitere Informationen zu diesen Zwecken der Datenverarbeitung findest du in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzhinweise.

3.1. Server-Log-Files

Für die Funktionsfähigkeit der Webseite, die Durchführung von Sicherheitsanalysen und die Abwehr von Angriffen werden die Server-Log-Files als Bestandteil der anfallenden Zugriffsdaten nach Ziffer 2 vom Computersystem des aufrufenden Rechners beim Betreten und während der Nutzung der Webseite automatisch erfasst und kurzfristig gespeichert. Eine Speicherung der Server-Log-Files zusammen mit anderen Daten findet nicht statt. Bertelsmann verwendet die Server-Log-Files um technische Störfälle zu analysieren und zu beheben, Angriffs- und Betrugsversuche abzuwehren sowie die Funktionsfähigkeit der Webseite zu optimieren.

Die Rechtsgrundlage für die Erfassung der Server-Log-Files ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. In der Funktionalität der Webseite, der Durchführung von Sicherheitsanalysen und der Abwehr von Gefahren liegen die berechtigten Interessen der Firma.

Nach Aufruf der Websites werden die Server-Log-Files auf dem Webserver gespeichert und die darin enthaltende IP-Adresse wird spätestens nach 7 Tagen gelöscht. Eine Auswertung während dieser Speicherdauer erfolgt ausschließlich im Fall eines Angriffs.

Du hast jederzeit das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner Daten im Rahmen von Server-Log-Files einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben. Möchtest du von deinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wende dich bitte an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktadresse.

3.2 Fit for Work-Programm, Aktionskalender und Gewinnspiel

Für die Teilnahme am Programm und an der Aktion über die Webseite ist eine Registrierung unter Angabe deiner Kontaktdaten (E-Mail) erforderlich. Die Teilnahme ist freiwillig. Mit der Registrierung erhältst du ein Nutzerkonto in dem du unter Angabe deiner E-Mail-Adresse und deines persönlichen Passwortes auf der Webseite jederzeit manuell deine zurückgelegte Strecke in deinem Aktionskalender eintragen und in Form einer Tabelle deine insgesamt zurückgelegte Strecke einsehen kannst. Für andere Teilnehmende (inkl. der App) bist du per default mit Vor- und Nachname auffindbar. Wenn du lieber nur mit Initialen o.ä. angezeigt werden möchtest, kannst du das in deinen Profileinstellungen ändern. Bitte beachte, dass es in diesen Fällen für andere Teilnehmende schwerer werden könnte, dich mangels Eindeutigkeit bspw. zu einem gemeinsamen Team oder Event einzuladen (siehe 3.6. unten). Mit der Registrierung an der Aktion erfolgt eine automatische Teilnahme an unserem Gewinnspiel, sofern du die dafür notwendigen Bedingungen im Aktionszeitraum erreicht hast. Deine Daten werden für die Gewinnziehung (mit Hilfe von Dienstleistern) erfasst und gespeichert. Im Gewinnfall werden deine Teilnahmedaten außerdem für die Gewinnbenachrichtigung in Schrift- oder Textform sowie für den Gewinnversand verwendet. Grundsätzlich findet keine Weitergabe deiner Daten an Dritte statt, außer der Gewinn wird z.B. von einem Partnerunternehmen oder einer Agentur gesponsert und die Weitergabe deiner Teilnahmedaten ist für den Versand des Gewinns erforderlich. Über vertragliche Vereinbarungen stellen wir sicher, dass deine Daten von Dritten zu keinen weiteren Zwecken verarbeitet werden.

Die Verarbeitung deiner Daten ist für die Erstellung eines Teilnahmeprofils mit einem Aktionskalender sowie die Teilnahme am Gewinnspiel erforderlich. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung der Teilnahmebedingungen sowie die Erfüllung eines Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sofern und soweit du ein Gewinnspiel gewinnst und wir darüber berichten, veröffentlichen wir deine uns bereitgestellten Daten (Name und ggf. Firma) zum Zwecke der Berichterstattung über unsere Gewinnspiele, im Intranet der Bertelsmann SE & Co. KGaA. Dies tun wir auf der Grundlage des allgemeinen Interesses i.S.v. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das allgemeine Interesse besteht für uns und die Teilnehmenden am Gewinnspiel, zu berichten bzw. zu erfahren, wie es ausgegangen ist.

Sofern du nicht möchtest, dass wir dich namentlich als Gewinnerin oder Gewinner nennen, kannst du uns dies aber selbstverständlich jederzeit sagen. Sende uns hierzu bitte rechtzeitig eine E-Mail an fitforwork@bertelsmann.de und wir werden das gerne berücksichtigen.

Deine Daten werden unverzüglich gelöscht, sofern die Zwecke, für die sie erhoben wurden, entfallen sind oder die für die Verarbeitung erforderlichen Daten für die Erreichung der beschriebenen Zwecke nicht mehr notwendig sind. Dies gilt nicht, soweit Bertelsmann gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegt oder eine Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die Löschung deiner personenbezogenen Daten erfolgt systematisch nach einem Ablauf von zwei Jahren, sofern keine Anmeldung deinerseits stattgefunden hat.

3.3 Fotoaktion

Begleitend zum Fit for Work-Programm veranstalten wir jedes Jahr auch eine Fotoaktion, bei der uns alle Teilnehmenden freiwillig Bilder einsenden können, wie sie aktiv zu den gesammelten Kilometern beitragen! Das motiviert, inspiriert und aktiviert nicht nur, sondern es ist vielleicht auch ein Ansporn für diejenigen, die noch nicht an Fit for Work teilgenommen haben. Die Fotoaktion, also das Einsammeln, Auswerten und Veröffentlichen der Bilder, liegt insofern in unserem als auch im berechtigten Interesse der Teilnehmenden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Grundsätzlich geht es bei der „Veröffentlichung“ um eine Berichterstattung im BENET und ähnlichen Bertelsmann-internen Kanälen. Beachte jedoch, dass auch diese Veröffentlichung bedeutet, dass dir ggf. unbekannte Personen Bilder von dir einsehen können, ohne dass wir dies kontrollieren können. Diese Personen können darüber hinaus außerhalb der EU ansässig sein, also in sog. Drittländern, in denen ein der EU gleichwertiges Datenschutzniveau nicht durch uns sichergestellt werden kann. Die eingesendeten Bilder inkl. der Email, in der du sie uns zusendest, speichern wir für die Dauer von 18 Monaten, um ggf. zu Beginn der nächsten Fit for Work-Kampagne ggf. noch einmal als Rückblick zu verwenden. Die Berichterstattung im BENET bleibt ggf. länger verfügbar, sofern du dem nicht widersprichst.

Bitte beachte, dass wir nur solche Bilder verwenden (können), die folgenden Kriterien einhalten:

• keine Bilder mit Kindern
• keine Bilder mit Personen, die keine Mitarbeitenden von Bertelsmann-Unternehmen sind (es sei denn, diese sind lediglich hintergründiges Beiwerk, z.B. Zuschauer an einer Marathon-Laufstrecke)
• keine Bilder mit religiösen, ethnischen, extremistischen oder ähnlichen Kennzeichen
• keine Bilder mit anstößigen oder anderweitig problematischen Inhalten.

Sofern du solche Bilder einsenden möchtest, auf denen bspw. mehrere Personen sind, kannst du gerne die von Social Media bekannten Filter- und Bearbeitungsoptionen nutzen, um die übrigen Personen unkenntlich zu machen.
Wir behalten uns vor, eingesendete Bilder auch ohne die Angabe von Gründen nicht zu verwenden.

3.4 Kontaktformular, E-Mail- und Telefonkontakt

Auf der Webseite besteht die Möglichkeit, Bertelsmann über ein Kontaktformular, eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer zu kontaktieren. Nimmst du diese Möglichkeit wahr, so werden im Kontaktformular angegebenen Daten, deine E-Mail-Adresse und/oder deine Telefonnummer sowie dein Anliegen an Bertelsmann übermittelt. Abhängig von dem Anliegen (z. B. Fragen zu den Produkten und Dienstleistungen der Firma, Geltendmachung deiner Betroffenenrechte wie etwa Auskunft) werden deine Kontaktdaten weiterführend (mit Hilfe von Dienstleistern) verarbeitet. Soweit für die Bearbeitung deines Anliegens erforderlich, können deine Kontaktdaten an Dritte (z. B. Partnerunternehmen) weitergeleitet werden.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner Kontaktdaten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In der Bearbeitung deines Anliegens und weiteren Kommunikation liegen die berechtigten Interessen.

Nach der Bearbeitung deines Anliegens und der Beendigung weiterführender Kommunikation werden die Kontaktdaten gelöscht.

Du hast das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner Kontaktdaten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben. Möchtest du von deinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wende dich bitte an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktadresse. Sofern du widersprichst, kann die Kommunikation nicht fortgeführt werden.

3.5 Externe Inhalte auf der Website

Wir binden externe Inhalte auf unserer Website ein. Wenn Ihnen Inhalte Dritter angezeigt werden, werden technisch bedingt Kommunikationsdaten zwischen Ihnen und dem jeweiligen Anbieter ausgetauscht. Eine Kommunikation von Bertelsmann und dem Drittanbieter findet zu Ihren Daten findet nicht statt.

Darüber hinaus kann es sein, dass der Anbieter externen Inhalte Ihre Daten für weitere, eigene Zwecke verarbeitet. Da wir aber keinen Einfluss auf die von Dritten erhobenen Daten und deren Verarbeitung durch diese haben, können wir zu Zweck und Umfang der Verarbeitung Ihrer Daten keine verbindlichen Angaben machen. Bertelsmann ist ebenfalls nicht Verantwortlicher für die Datenverarbeitung Ihrer Daten bei den Drittanbietern.

Weitere Informationen über Zweck und Umfang der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten entnehmen Sie daher bitte den Datenschutzhinweisen der jeweils datenschutzrechtlich verantwortlichen Anbieter der von uns eingebundenen Inhalte.

Sofern du auf unserer Website deine Einwilligung für die Verarbeitung deiner Daten durch die Bertelsmann BKK erteilst zwecks Kontaktaufnahme zur Information über BKK-Leistungen und Produkte durch die BKK, ist nicht Bertelsmann für die nachfolgende Verarbeitung deiner Daten durch die BKK sowie den dazugehörigen Autorisierungsprozess verantwortlich, sondern die Bertelsmann BKK. Wir verweisen insofern auf die Datenschutzhinweise der BKK.

3.6 Nutzung der Fit for Work-App, inkl. Push-Nachrichten

Neben einer manuellen Eintragung ist es ab dem Frühjahr 2024 auch möglich, deine im Rahmen von Fit for Work zurück gelegten Strecken mithilfe einer App zu erfassen. Dabei handelt es sich jedoch lediglich um eine mobile Zugriffsmöglichkeit auf dein Nutzerprofil im Webportal – es erfolgt keine persistente Speicherung von Daten auf deinem Smartphone. Die unter Ziffer 3.2. geschilderte Datenverarbeitung, insb. die Nennung des Klarnamens und der Erfassung der Sportleistung gilt insofern auch dann, wenn die App genutzt wird. Um die App zu nutzen, musst du diese aus dem App-Store deines Endgerätes (iOS/Android) herunterladen und sich mit deinem Fit for Work-Nutzerkonto verbinden bzw. sich ein solches erstellen. Das Benutzerprofil kann jederzeit aktualisiert und geändert werden. In der App kannst du deine erfassten Leistungen einsehen und die deines Teams. Die Erfassung der Leistungen kann wie im Webportal auch in der App manuell erfolgen oder indem du die Importfunktion verwendest, die daraufhin die Trainingsdaten aus dem Health-System deines Endgerätes (Google Health, Apple Health) synchronisiert – in diesem Fall verwenden wir jedoch ausschließlich Informationen über zurückgelegte Strecken und keine weiteren, ggf. vorhandenen Informationen deiner Gesundheits-App oder deines Standortes (Geo-Location). Es steht dir frei, welche Daten du ggf. auch von einer Synchronisation ausnehmen wollen.

Die Fit for Work-App ist ein vollständig optionales Nutzungsangebot, das allein deinem Komfort dient und auch von deiner individuellen Konfiguration (bspw. hinsichtlich der Verbindung mit einer Gesundheits-App) abhängig. Rechtsgrundlage der Verwendung deiner Daten ist daher deine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sofern du dies möchtest, kannst du der App auf dem/den von dir genutzten Gerät(en), inkl. eines genutzten Browsers bzw. der Browserversion der App, individuell gestatten, dir sog. Push-Nachrichten zuzustellen. Push-Nachrichten werden auf deinem Startbildschirm (Homescreen) angezeigt, auch wenn die (Web-)App gerade nicht aktiv genutzt wird. Dafür musst du der App die Berechtigung erteilen und kannst sie jederzeit wieder entziehen – abhängig vom Endgerät kann es sein, dass der Anbieter (bspw. Apple, Safari, Firefox) dich regelmäßig fragt, ob die Berechtigung für unsere App weiterhin bestehen bleiben soll. Neben den technisch zur Zustellung notwendigen Daten (App-ID, Nutzer-ID in der App, ggf. deine IP-Adresse) werden gewisse App-Profildaten verwendet, um die für dich relevanten Push-Nachrichten auszuwählen, bspw. eine Erinnerung für einen bestimmten Lauf, zu dem du angemeldet bist, oder eine Mitteilung, wenn ein Team-Mitglied (siehe Ziffer 3.6. dazu) eine besondere Leistung geschafft hat. Die datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die Zustellung von Push-Nachrichten ist die von dir erteilte Berechtigung als Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Wer erhält meine Daten?

Innerhalb von Bertelsmann erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf deine Daten, die diese zur Erfüllung der unter Ziffer 3 dargestellten Zwecke benötigen. Auch von Bertelsmann eingesetzte Sponsoren/ Dienstleister können Zugriff auf deine Daten erhalten (sogenannte „Auftragsverarbeiter“, z.B. Rechenzentren). Über Verträge zur Auftragsverarbeitung sind die Weisungsgebundenheit, die Datensicherheit und der vertrauliche Umgang mit Ihren Daten durch diese Dienstleister sichergestellt.

Eine Datenweitergabe deiner Daten nach Ziff. 2 an die BKK erfolgt, sofern du im Rahmen des Erstellungsprozesses deines Nutzerkontos auf dieser Website der Zusendung von Informationen zu Vorteilen einer Mitgliedschaft bei der BKK zugestimmt hast. Eine Datenweitergabe an weitere Empfänger wie z.B. Werbepartner, Anbieter von Social-Media-Diensten oder Kreditinstituten (sogenannte „Dritte“) findet nicht statt.

5. Werden meine Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet (Drittlandtransfer)?

Es findet keine Verarbeitung deiner Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums („EU“ bzw. „EWR“) statt. Auch die von uns eingesetzten Dienstleister zur technischen Bereitstellung der Website verarbeiten deine Daten nicht außerhalb der EU bzw. des EWR.

6. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Du hast jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu deiner Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über deine Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, hast du das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Du hast außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten nach Maßgabe von Art. 17 bzw. Art. 18 DSGVO zu verlangen. Dir steht weiterhin ein Recht auf Herausgabe der von dir bereitgestellten Daten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO hast du jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner Daten, Widerspruch einzulegen.

Wenn du eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt hast, kannst du die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ist an uns zu richten unter der nach Ziffer 1 genannten Kontaktadresse.

Daneben hast du die Möglichkeit, dich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen.

7. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zu den unter Ziffer 3 genannten Zwecken nutzen wir keine vollautomatisierten Entscheidungsfindungen.

8. Findet Profiling statt?

Zu den unter Ziffer 3 genannten Zwecken findet kein Profiling statt.

Stand der Datenschutzhinweise: 06/2025